Excel als katalysator

Voor werknemers in grote organisaties die vinden dat automatisering beter moet aansluiten bij hun werkzaamheden.

Het klinkt mooi. Computertoepassingen waarmee we ons werk sneller, beter en met meer plezier kunnen uitvoeren. Maar binnen organisaties kan de automatisering zwaar lijden onder organisatie-brede kwaliteitseisen, een centrale onderhoudsafdeling, een beperkt budget en een afhankelijkheid van leveranciers. Met als resultaat:

1. Verkeerde, onvolledige en/of verouderde informatie in systemen
2. Systemen die soms meerdere dagen niet benaderbaar zijn
3. Dubbele invoer van gegevens, omdat verschillende systemen niet met elkaar gekoppeld kunnen worden
4. Systemen, die lastig zijn in het gebruik

Moeten medewerkers dan maar berusten dat zij veel tijd kwijt raken met tijdrovende en naar hun gevoel nutteloze werkzaamheden? Nee. Want bijna iedere werk-pc bevat het spreadsheet-pakket Excel. Met Excel heb je een krachtige programmeer-omgeving tot je beschikking, waarmee je een deel van de routine-taken kunt automatiseren.

Zaak is de volgende dingen te doen en uit te zoeken:

1. Maak een lijst met tijdrovende en vervelende bezigheden
2. Ga na welke systemen je raadpleegt voor die klussen.
3. Verdiep je in de mogelijkheden van Excel

Als je je gegevens uit de centrale systemen kunt halen (en dat kan vaak) en in kunt voeren in een spreadsheet, dan kun je de programmeer-omgeving in Excel gebruiken voor het uitvoeren van standaard taken. Sorteren en data filteren en de standaard spreadsheet-functies kunnen al enorm helpen. Maar er is meer: Excel heeft macro’s.

Een macro kun je op dezelfde manier maken als je vroeger muziek opnam op een cassette-bandje. Je klikt op OPNEMEN, voert je acties uit en stopt de opname. Wanneer je de macro draait, zal hij de acties die je hebt opgenomen, uitvoeren. Je kunt ook macro’s programmeren. In Excel zit een Visual Basic editor, en daarmee kun je nieuwe macro’s schrijven, of bestaande macro’s – bijvoorbeeld een macro die je had opgenomen – wijzigen. Wil je meer over Excel weten, dan kun je een cursus volgen, of de Excel voor Dummies uit de bibliotheek halen, of O’Reilly’s Writing Excel Macros with VBA lezen.

Praktijkvoorbeelden
Wij hebben Excel met succesvol gebruikt tijdens een software-ontwikkel-traject met verschillende internationale ontwikkelteams, waar fouten in de software centraal geregistreerd werden. Voordat we Excel gebruikten was het vaak niet duidelijk welke fouten nog open stonden en welk team welke fouten moest herstellen. Deze onduidelijkheid leidde tot veel overleg. Na de invoering van het Excel spreadsheet verliep de samenwerking tussen de internationale teams gestructureerd.

Een collega van mij gebruikt Excel spreadsheets voor ingewikkelde pensioen berekeningen. Met het spreadsheet kan hij nieuwe pensioen regels eenvoudig testen en achterhalen welke regels in een specifieke situatie van toepassing zijn.

Een andere collega gebruikt spreadsheets om de inhuur van freelance medewerkers op orde te krijgen.

De nadelen
Het gebruik van Excel spreadsheets heeft ook nadelen:

1. Backups
   De macro’s die je zelf schrijft vallen niet onder de automatische backup-procedures van de automatiseringsafdeling. Dat betekent dat je je macro’s kwijt bent als je pc opnieuw geïnstalleerd wordt. Dit probleem kun je ondervangen door zelf backups te maken bij iedere wijziging die je in het spreadsheet aanbrengt.
2. Wijzigingen
   Door de opzet en structuur zijn eenmaal gebouwde spreadsheets niet makkelijk aan te passen
3. Lokale oplossing
   Je maakt het spreadsheet op je eigen computer. Dat betekent dat alleen jij het spreadsheet kunt gebruiken. Dat is lastig als je even niet beschikbaar. Het spreadsheet rondsturen naar collega’s is eigenlijk geen optie, omdat je niet kunt afdwingen dat iedereen met de nieuwste versie werkt.

Niet iedereen denkt daar hetzelfde over, maar deze nadelen zorgen ervoor dat Excel wat mij betreft een oplossing is voor de korte termijn (1 á 2 jaar).

Na Excel
Stel dat jouw organisatie merkt dat jouw Excel spreadsheet tijd bespaart en een prettige werksfeer, meer transparantie en meer kwaliteit. En stel dat jouw organisatie jouw Excel spreadsheet in het gehele bedrijf wil introduceren. Dan zul je waarschijnlijk je spreadsheet moeten vervangen door een andere IT-oplossing. Er zijn legio mogelijkheden. Van een standaard pakket tot een maatwerk Java programma.

Is de tijd die jij in je spreadsheet hebt gestoken voor niets geweest

Nee, je ervaring is zeer waardevol. Je weet nu immers precies wat het programma moet kunnen. Je weet welke invoer en uitvoer nodig is. Je kent de uitzonderingen. Je kunt je requirements definieren en onderbouwen en je bent in staat een verantwoorde pakket keuze te maken. Door jouw kennis en ervaring ben je een droom-klant voor een IT-leverancier

Sophie Fischer
www.sponiza.nl 
www.etikettenprinten.nl

Afsprakencoördinatie en adresbeheer

Op een betere samenwerking!

Het gebeurt vaak dat afdelingen of organisaties moeten samenwerken om hun doel te bereiken. Zo moeten de ontwerp- en marketingafdeling van Nike ervoor zorgen dat ieder seizoen de juiste artikelen in de winkelschappen liggen. Moeten CWI, Sociale Dienst, Reïntegratie- en Uitzendbureaus uitkeringsgerechtigden aan betaald werk helpen. En zullen Thuiszorg, wijkverpleging en welzijnsorganisaties samen de WMO moeten uitvoeren. 

Het is vrij eenvoudig zo'n samenwerking mis te laten lopen. Door geen afspraken te maken over hoe je gaat samenwerken. Door belangrijke werkdocumenten niet tijdig beschikbaar te hebben voor de andere partij. Door geen gemeenschappelijk overleg in te stellen. En door een slordige administratie te voeren, zodat resultaten niet duidelijk zijn.

Als je toch wilt dat meerdere partijen gaan samenwerken en het is van essentiëel belang dat die samenwerking plezierig en gestructureerd verloopt, dan kan automatisering  je daarbij helpen. Computers zijn uitermate geschikt voor het verspreiden en opslaan van informatie, het controleren van afspraken, het produceren van management rapportages en het plannen van bijeenkomsten.

Maar als je zulke software wilt aanschaffen of laten bouwen, waar moet je dan op letten?

1. Zorg ervoor dat je het systeem alleen kunt gebruiken met een gebruikersnaam en wachtwoord. En dat het systeem bijhoudt wie wat heeft gedaan. Dan kun je makkelijker achterhalen wie altijd die ene fout maakt, en de persoon hierop individueel aanspreken. In plaats van dat je een hele groep tijdens een overleg moet aanspreken.

2. Laat automatische reminders inbouwen, zodat je niet zelf medewerkers hoeft te benaderen dat het tijd is om bijvoorbeeld een kwartaalrapportage in te leveren. Zorg dat die reminders na de due-date regelmatig (bijv iedere dag) gestuurd worden. 

3. Zorg voor een status-pagina, waarop iedereen kan zien waar een actie zich in het proces bevindt. Als je collega op vakantie is, dan kun je even bijspringen. Daarmee kun je de klanttevredenheid verbeteren. 

4. Werk met herinneringslijstjes. Als een actie slechts onder bepaalde omstandigheden uitgevoerd mogen worden, zorg er dan voor dat voor het uitvoeren van die actie hiervan een melding verschijnt. Dat helpt mensen bij hun drukke werk minder fouten te maken.

5. Analyseer welke informatie je wilt delen met de andere partijen. Het is de kunst om zo min mogelijk informatie te delen. Want anders overspoel je drukke collega’s met troep.

6. Zorg dat je computersysteem de management rapportages of rapportages om een subsidie te verantwoorden voor je maakt. Daarmee bespaar je een hoop tijd.

7. Zorg dat het systeem beschikt over een afsprakenmodule, want het regelen van een bijeenkomst waar meerdere partijen bij aanwezig moeten zijn kan zeer veel tijd kosten.

8. Zorg dat je het systeem via het internet kunt gebruiken. Dat heeft 2 voordelen. De software is vanaf iedere computer benaderbaar. Dus mensen kunnen ook thuis werken. En de  inleertijd is kort. Want mensen zijn al behoorlijk gewend aan de internet look & feel.

Werk jij met andere partijen samen? Waar loop je tegenaan? En als jullie het hebben opgelost, hoe dan? Ik ben erg benieuwd naar je ervaringen.

Sophie Fischer

Afsprakencoördinatie en adresbeheer

www.sponiza.nl 

Waar had ik dat ook maar weer opgeslagen?

Regelmatig ben ik mijn sleutels kwijt. Ze slingeren dan meestal ergens rond in de keuken, liggen op het kastje in de hal of zitten in mijn jaszak. Meestal kan ik ze snel vinden, maar soms ook niet. Eenmaal heeft mijn zoekactie de hele ochtend geduurd. Heel jammer, want het was prachtig weer en ik had afgesproken met vriendinnen op het strand. Zij zijn uiteindelijk zonder mij gegaan. 

Zoeken kost tijd. Die tijd kun je nuttiger en aangenamer besteden. 

Op je computer kun je ook veel kwijtraken. Een essay waar je vorige week mee was begonnen is opeens foetsie. Je weet niet meer welke offerte je naar die ene klant hebt gestuurd. Je voert wijzigingen in de verkeerde versie van een document uit. En als je laptop gestolen wordt, dan ben je in 1 klap alle adressen van je potentiele kopers kwijt, de afspraken met je accountant en alle electronische facturen waarover je nog BTW moet terugkrijgen.

Met je gezonde verstand kun je veel ellende voorkomen. Dat hoeft geen geld te kosten. En je hoeft geen extra software op je computer te installeren. Een paar praktische tips:

Tip 1: Gebruik een versie nummer in de naam van je document. Dus als je een ingezonden brief stuurt naar de krant, dan zou je kunnen beginnen met 'Reactie krant vs 0.1'. En als je je draft hebt laten lezen aan vrienden en je hebt hun reacties verwerkt, dan sla je het document op als 'Reactie krant vs 0.2'. Het uiteindelijke document dat je naar de krant stuurt noem je 'Reactie onderwerp vs 1.0'. En als de krant nog wil dat je wat wijzigt (bijvoorbeeld inkorten), dan maak je ervan 'Reactie onderwerp vs 1.1'.

Tip 2: Voorzie offertes van een offerte nummer en verwerk de datum in het offertenummer. Begin de offerte met een korte geschiedenis, waarin je beschrijft met wie je hebt gesproken en in welk opzicht de offerte is aangepast ten op zichte van een vorige versie. Als je je offerte electronisch verstuurt, maak dan een PDF van je offerte. Dat ziet er professioneel uit, en de klant kan de tekst niet eenvoudig wijzigen. Mensen die met de Mac of met Linux (Open Office) werken kunnen de PDFs gratis creeren. Als je met Microsoft Word werkt, dan doe je er goed aan een PDF Creator aan te schaffen.

Tip 3: Een directory op een computer kun je visualiseren als een kast in je huis. In de directory op de computer kun je weer nieuwe directories maken om je informatie te ordenen. Net zo goed als dat een kast laatjes en plankjes heeft, zodat je niet alles doorelkaar hoeft te leggen. Het werkt snel als je al je documenten, email en internet-favorieten opslaat in 1 directory. Want dan hoef je voor het maken van een backup alleen een backup van die directory te maken. En als je een nieuwe computer moet inrichten, dan hoeft alleen de informatie uit die directory over. Het is als dat je zou verhuizen en alleen die ene kast hoeft mee te nemen. In plaats dat je door je hele huis moet en bij ieder dingetje moet denken 'zal ik het nou wel meenemen, of zal ik het niet meenemen'. Maak dus gebruik van de directory Mijn Documenten en verdeel die onder in bijvoorbeeld Bedrijf, Huis, School, Internet en Fotos.

Tip 4: Verwerk in de naam van een factuurbestand het klantnummer en het factuurnummer. Dan weet je meteen bij het uitsturen van een nieuwe factuur wat het nieuwe factuurnummer is. En als je een nieuwe klant hebt, dan weet je wat het nieuwe klantnummer moet zijn.

Tip 5: Koop 5 Writable CDRoms voor het maken van backups. Gebruik deze CDRoms in volgorde voor het maken van een dagelijkse backup. Zo kun je altijd 5 dagen terug in de tijd.

Ik hoop dat je met deze eenvoudige acties meer structuur en overzicht in je werk krijgt. Laat me weten wat je ervan vindt, en ook of je zelf een tip hebt, die anderen weer kunnen helpen.

Sophie Fischer

BV Sponiza IT 

www.sponiza.nl

Afsprakencoördinatie en Adresbeheer