Het gebeurt vaak dat afdelingen of organisaties moeten samenwerken om hun doel te bereiken. Zo moeten de ontwerp- en marketingafdeling van Nike ervoor zorgen dat ieder seizoen de juiste artikelen in de winkelschappen liggen. Moeten CWI, Sociale Dienst, Reïntegratie- en Uitzendbureaus uitkeringsgerechtigden aan betaald werk helpen. En zullen Thuiszorg, wijkverpleging en welzijnsorganisaties samen de WMO moeten uitvoeren.
Het is vrij eenvoudig zo'n samenwerking mis te laten lopen. Door geen afspraken te maken over hoe je gaat samenwerken. Door belangrijke werkdocumenten niet tijdig beschikbaar te hebben voor de andere partij. Door geen gemeenschappelijk overleg in te stellen. En door een slordige administratie te voeren, zodat resultaten niet duidelijk zijn.
Als je toch wilt dat meerdere partijen gaan samenwerken en het is van essentiëel belang dat die samenwerking plezierig en gestructureerd verloopt, dan kan automatisering je daarbij helpen. Computers zijn uitermate geschikt voor het verspreiden en opslaan van informatie, het controleren van afspraken, het produceren van management rapportages en het plannen van bijeenkomsten.
Maar als je zulke software wilt aanschaffen of laten bouwen, waar moet je dan op letten?
1. Zorg ervoor dat je het systeem alleen kunt gebruiken met een gebruikersnaam en wachtwoord. En dat het systeem bijhoudt wie wat heeft gedaan. Dan kun je makkelijker achterhalen wie altijd die ene fout maakt, en de persoon hierop individueel aanspreken. In plaats van dat je een hele groep tijdens een overleg moet aanspreken.
2. Laat automatische reminders inbouwen, zodat je niet zelf medewerkers hoeft te benaderen dat het tijd is om bijvoorbeeld een kwartaalrapportage in te leveren. Zorg dat die reminders na de due-date regelmatig (bijv iedere dag) gestuurd worden.
3. Zorg voor een status-pagina, waarop iedereen kan zien waar een actie zich in het proces bevindt. Als je collega op vakantie is, dan kun je even bijspringen. Daarmee kun je de klanttevredenheid verbeteren.
4. Werk met herinneringslijstjes. Als een actie slechts onder bepaalde omstandigheden uitgevoerd mogen worden, zorg er dan voor dat voor het uitvoeren van die actie hiervan een melding verschijnt. Dat helpt mensen bij hun drukke werk minder fouten te maken.
5. Analyseer welke informatie je wilt delen met de andere partijen. Het is de kunst om zo min mogelijk informatie te delen. Want anders overspoel je drukke collega’s met troep.
6. Zorg dat je computersysteem de management rapportages of rapportages om een subsidie te verantwoorden voor je maakt. Daarmee bespaar je een hoop tijd.
7. Zorg dat het systeem beschikt over een afsprakenmodule, want het regelen van een bijeenkomst waar meerdere partijen bij aanwezig moeten zijn kan zeer veel tijd kosten.
8. Zorg dat je het systeem via het internet kunt gebruiken. Dat heeft 2 voordelen. De software is vanaf iedere computer benaderbaar. Dus mensen kunnen ook thuis werken. En de inleertijd is kort. Want mensen zijn al behoorlijk gewend aan de internet look & feel.
Werk jij met andere partijen samen? Waar loop je tegenaan? En als jullie het hebben opgelost, hoe dan? Ik ben erg benieuwd naar je ervaringen.
Sophie Fischer
Afsprakencoördinatie en adresbeheer
