Regelmatig ben ik mijn sleutels kwijt. Ze slingeren dan meestal ergens rond in de keuken, liggen op het kastje in de hal of zitten in mijn jaszak. Meestal kan ik ze snel vinden, maar soms ook niet. Eenmaal heeft mijn zoekactie de hele ochtend geduurd. Heel jammer, want het was prachtig weer en ik had afgesproken met vriendinnen op het strand. Zij zijn uiteindelijk zonder mij gegaan.
Zoeken kost tijd. Die tijd kun je nuttiger en aangenamer besteden.
Op je computer kun je ook veel kwijtraken. Een essay waar je vorige week mee was begonnen is opeens foetsie. Je weet niet meer welke offerte je naar die ene klant hebt gestuurd. Je voert wijzigingen in de verkeerde versie van een document uit. En als je laptop gestolen wordt, dan ben je in 1 klap alle adressen van je potentiele kopers kwijt, de afspraken met je accountant en alle electronische facturen waarover je nog BTW moet terugkrijgen.
Met je gezonde verstand kun je veel ellende voorkomen. Dat hoeft geen geld te kosten. En je hoeft geen extra software op je computer te installeren. Een paar praktische tips:
Tip 1: Gebruik een versie nummer in de naam van je document. Dus als je een ingezonden brief stuurt naar de krant, dan zou je kunnen beginnen met 'Reactie krant vs 0.1'. En als je je draft hebt laten lezen aan vrienden en je hebt hun reacties verwerkt, dan sla je het document op als 'Reactie krant vs 0.2'. Het uiteindelijke document dat je naar de krant stuurt noem je 'Reactie onderwerp vs 1.0'. En als de krant nog wil dat je wat wijzigt (bijvoorbeeld inkorten), dan maak je ervan 'Reactie onderwerp vs 1.1'.
Tip 2: Voorzie offertes van een offerte nummer en verwerk de datum in het offertenummer. Begin de offerte met een korte geschiedenis, waarin je beschrijft met wie je hebt gesproken en in welk opzicht de offerte is aangepast ten op zichte van een vorige versie. Als je je offerte electronisch verstuurt, maak dan een PDF van je offerte. Dat ziet er professioneel uit, en de klant kan de tekst niet eenvoudig wijzigen. Mensen die met de Mac of met Linux (Open Office) werken kunnen de PDFs gratis creeren. Als je met Microsoft Word werkt, dan doe je er goed aan een PDF Creator aan te schaffen.
Tip 3: Een directory op een computer kun je visualiseren als een kast in je huis. In de directory op de computer kun je weer nieuwe directories maken om je informatie te ordenen. Net zo goed als dat een kast laatjes en plankjes heeft, zodat je niet alles doorelkaar hoeft te leggen. Het werkt snel als je al je documenten, email en internet-favorieten opslaat in 1 directory. Want dan hoef je voor het maken van een backup alleen een backup van die directory te maken. En als je een nieuwe computer moet inrichten, dan hoeft alleen de informatie uit die directory over. Het is als dat je zou verhuizen en alleen die ene kast hoeft mee te nemen. In plaats dat je door je hele huis moet en bij ieder dingetje moet denken 'zal ik het nou wel meenemen, of zal ik het niet meenemen'. Maak dus gebruik van de directory Mijn Documenten en verdeel die onder in bijvoorbeeld Bedrijf, Huis, School, Internet en Fotos.
Tip 4: Verwerk in de naam van een factuurbestand het klantnummer en het factuurnummer. Dan weet je meteen bij het uitsturen van een nieuwe factuur wat het nieuwe factuurnummer is. En als je een nieuwe klant hebt, dan weet je wat het nieuwe klantnummer moet zijn.
Tip 5: Koop 5 Writable CDRoms voor het maken van backups. Gebruik deze CDRoms in volgorde voor het maken van een dagelijkse backup. Zo kun je altijd 5 dagen terug in de tijd.
Ik hoop dat je met deze eenvoudige acties meer structuur en overzicht in je werk krijgt. Laat me weten wat je ervan vindt, en ook of je zelf een tip hebt, die anderen weer kunnen helpen.
Sophie Fischer
BV Sponiza IT
Afsprakencoördinatie en Adresbeheer
