Werken en zorgen zonder stress

’s Ochtends vroeg opstaan, de kinderen rustig aankleden en naar school brengen en dan met een kop verse koffie aan het werk gaan. Thuis zijn als de kinderen uit school komen en toch je eigen geld verdienen. Op woensdagmiddag met de kinderen naar het strand en ’s avonds een werkbespreking voorbereiden. Het combineren van zorg en het deelnemen aan de arbeidsmarkt wordt voor ouders een stuk gemakkelijker als zij een groot deel van hun werkzaamheden thuis kunnen doen.

En daar is veel noodzaak toe. Veel vrouwen in Nederland lijken een keuze te maken tussen of kinderen of werk. Logisch, want als vrouwen kiezen voor kinderen en een fulltime baan, dan kiezen zij voor dagelijkse stress in de ochtend en dagelijkse stress bij het avondeten. Zien zij hun zeer gewenste kinderen alleen ’s avonds en in het weekend. En gaan belangrijke ontwikkelingen van hun kinderen voor een groot deel langs hen heen. Vrouwen verliezen meestal niet hun ambities als ze kinderen krijgen, maar zij zien weinig voordelen in een commitment van 4 a 5 dagen per week van 8.30 – 17.00 uithuizig bij een baas.

Mede hierdoor neemt de gemiddelde leeftijd waarop vrouwen hun eerste kind krijgen steeds maar toe, neemt het aantal kinderen dat geboren wordt ieder jaar af, en draagt een groot deel van de beroepsbevolking niet naar vermogen en niet naar eigen wens bij aan onze economische voorspoed.

Daarom is het waardevol initiatieven, die thuiswerk bevorderen, te steunen. Bijvoorbeeld het gemakkelijk maken van het oprichten van een bedrijf-aan-huis. Of je zou als overheid met incentives organisaties kunnen stimuleren tot het inrichten van een mobiele en beveiligde infrastructuur. Waarmee de medewerkers van die organisaties een groot deel van het werk thuis kunnen doen. Technisch is het mogelijk en financiëel is het aantrekkelijk: Grote bedrijven zoals IBM, Cisco en Fortis hebben nu al flexibele werkplekken – geen vaste werkplek meer maar aanschuiven aan een vrij bureau als je wel op kantoor bent.

Er zullen best functies zijn waarvoor je fysiek op de werkplek aanwezig moet zijn. Bijvoorbeeld in het onderwijs, bij de politie, in de zorg en bij de vuilnis-ophaal. Maar er blijven voldoende functies over waar vrouwen een heel groot deel van hun werk thuis kunnen doen. Zodat zij en kunnen werken en hun kinderen kunnen opvoeden. Twee nuttige bijdragen aan onze samenleving. 

Sophie Fischer

http://www.sponiza.nl/

Afsprakencoördinatie en adresbeheer

Op een betere samenwerking!

Het gebeurt vaak dat afdelingen of organisaties moeten samenwerken om hun doel te bereiken. Zo moeten de ontwerp- en marketingafdeling van Nike ervoor zorgen dat ieder seizoen de juiste artikelen in de winkelschappen liggen. Moeten CWI, Sociale Dienst, Reïntegratie- en Uitzendbureaus uitkeringsgerechtigden aan betaald werk helpen. En zullen Thuiszorg, wijkverpleging en welzijnsorganisaties samen de WMO moeten uitvoeren. 

Het is vrij eenvoudig zo'n samenwerking mis te laten lopen. Door geen afspraken te maken over hoe je gaat samenwerken. Door belangrijke werkdocumenten niet tijdig beschikbaar te hebben voor de andere partij. Door geen gemeenschappelijk overleg in te stellen. En door een slordige administratie te voeren, zodat resultaten niet duidelijk zijn.

Als je toch wilt dat meerdere partijen gaan samenwerken en het is van essentiëel belang dat die samenwerking plezierig en gestructureerd verloopt, dan kan automatisering  je daarbij helpen. Computers zijn uitermate geschikt voor het verspreiden en opslaan van informatie, het controleren van afspraken, het produceren van management rapportages en het plannen van bijeenkomsten.

Maar als je zulke software wilt aanschaffen of laten bouwen, waar moet je dan op letten?

1. Zorg ervoor dat je het systeem alleen kunt gebruiken met een gebruikersnaam en wachtwoord. En dat het systeem bijhoudt wie wat heeft gedaan. Dan kun je makkelijker achterhalen wie altijd die ene fout maakt, en de persoon hierop individueel aanspreken. In plaats van dat je een hele groep tijdens een overleg moet aanspreken.

2. Laat automatische reminders inbouwen, zodat je niet zelf medewerkers hoeft te benaderen dat het tijd is om bijvoorbeeld een kwartaalrapportage in te leveren. Zorg dat die reminders na de due-date regelmatig (bijv iedere dag) gestuurd worden. 

3. Zorg voor een status-pagina, waarop iedereen kan zien waar een actie zich in het proces bevindt. Als je collega op vakantie is, dan kun je even bijspringen. Daarmee kun je de klanttevredenheid verbeteren. 

4. Werk met herinneringslijstjes. Als een actie slechts onder bepaalde omstandigheden uitgevoerd mogen worden, zorg er dan voor dat voor het uitvoeren van die actie hiervan een melding verschijnt. Dat helpt mensen bij hun drukke werk minder fouten te maken.

5. Analyseer welke informatie je wilt delen met de andere partijen. Het is de kunst om zo min mogelijk informatie te delen. Want anders overspoel je drukke collega’s met troep.

6. Zorg dat je computersysteem de management rapportages of rapportages om een subsidie te verantwoorden voor je maakt. Daarmee bespaar je een hoop tijd.

7. Zorg dat het systeem beschikt over een afsprakenmodule, want het regelen van een bijeenkomst waar meerdere partijen bij aanwezig moeten zijn kan zeer veel tijd kosten.

8. Zorg dat je het systeem via het internet kunt gebruiken. Dat heeft 2 voordelen. De software is vanaf iedere computer benaderbaar. Dus mensen kunnen ook thuis werken. En de  inleertijd is kort. Want mensen zijn al behoorlijk gewend aan de internet look & feel.

Werk jij met andere partijen samen? Waar loop je tegenaan? En als jullie het hebben opgelost, hoe dan? Ik ben erg benieuwd naar je ervaringen.

Sophie Fischer

Afsprakencoördinatie en adresbeheer

www.sponiza.nl 

Waar had ik dat ook maar weer opgeslagen?

Regelmatig ben ik mijn sleutels kwijt. Ze slingeren dan meestal ergens rond in de keuken, liggen op het kastje in de hal of zitten in mijn jaszak. Meestal kan ik ze snel vinden, maar soms ook niet. Eenmaal heeft mijn zoekactie de hele ochtend geduurd. Heel jammer, want het was prachtig weer en ik had afgesproken met vriendinnen op het strand. Zij zijn uiteindelijk zonder mij gegaan. 

Zoeken kost tijd. Die tijd kun je nuttiger en aangenamer besteden. 

Op je computer kun je ook veel kwijtraken. Een essay waar je vorige week mee was begonnen is opeens foetsie. Je weet niet meer welke offerte je naar die ene klant hebt gestuurd. Je voert wijzigingen in de verkeerde versie van een document uit. En als je laptop gestolen wordt, dan ben je in 1 klap alle adressen van je potentiele kopers kwijt, de afspraken met je accountant en alle electronische facturen waarover je nog BTW moet terugkrijgen.

Met je gezonde verstand kun je veel ellende voorkomen. Dat hoeft geen geld te kosten. En je hoeft geen extra software op je computer te installeren. Een paar praktische tips:

Tip 1: Gebruik een versie nummer in de naam van je document. Dus als je een ingezonden brief stuurt naar de krant, dan zou je kunnen beginnen met 'Reactie krant vs 0.1'. En als je je draft hebt laten lezen aan vrienden en je hebt hun reacties verwerkt, dan sla je het document op als 'Reactie krant vs 0.2'. Het uiteindelijke document dat je naar de krant stuurt noem je 'Reactie onderwerp vs 1.0'. En als de krant nog wil dat je wat wijzigt (bijvoorbeeld inkorten), dan maak je ervan 'Reactie onderwerp vs 1.1'.

Tip 2: Voorzie offertes van een offerte nummer en verwerk de datum in het offertenummer. Begin de offerte met een korte geschiedenis, waarin je beschrijft met wie je hebt gesproken en in welk opzicht de offerte is aangepast ten op zichte van een vorige versie. Als je je offerte electronisch verstuurt, maak dan een PDF van je offerte. Dat ziet er professioneel uit, en de klant kan de tekst niet eenvoudig wijzigen. Mensen die met de Mac of met Linux (Open Office) werken kunnen de PDFs gratis creeren. Als je met Microsoft Word werkt, dan doe je er goed aan een PDF Creator aan te schaffen.

Tip 3: Een directory op een computer kun je visualiseren als een kast in je huis. In de directory op de computer kun je weer nieuwe directories maken om je informatie te ordenen. Net zo goed als dat een kast laatjes en plankjes heeft, zodat je niet alles doorelkaar hoeft te leggen. Het werkt snel als je al je documenten, email en internet-favorieten opslaat in 1 directory. Want dan hoef je voor het maken van een backup alleen een backup van die directory te maken. En als je een nieuwe computer moet inrichten, dan hoeft alleen de informatie uit die directory over. Het is als dat je zou verhuizen en alleen die ene kast hoeft mee te nemen. In plaats dat je door je hele huis moet en bij ieder dingetje moet denken 'zal ik het nou wel meenemen, of zal ik het niet meenemen'. Maak dus gebruik van de directory Mijn Documenten en verdeel die onder in bijvoorbeeld Bedrijf, Huis, School, Internet en Fotos.

Tip 4: Verwerk in de naam van een factuurbestand het klantnummer en het factuurnummer. Dan weet je meteen bij het uitsturen van een nieuwe factuur wat het nieuwe factuurnummer is. En als je een nieuwe klant hebt, dan weet je wat het nieuwe klantnummer moet zijn.

Tip 5: Koop 5 Writable CDRoms voor het maken van backups. Gebruik deze CDRoms in volgorde voor het maken van een dagelijkse backup. Zo kun je altijd 5 dagen terug in de tijd.

Ik hoop dat je met deze eenvoudige acties meer structuur en overzicht in je werk krijgt. Laat me weten wat je ervan vindt, en ook of je zelf een tip hebt, die anderen weer kunnen helpen.

Sophie Fischer

BV Sponiza IT 

www.sponiza.nl

Afsprakencoördinatie en Adresbeheer

Nooit meer wachten in het gemeentehuis

Vroeger, toen ik net begonnen was met mijn studie, haalde ik wekelijks mijn geld bij de VSB bank aan de Burgemeester Reigerstraat in Utrecht. Je kon alleen tussen 9.00 en 17.00 geld ophalen, moest lang in de rij op je beurt wachten en er moest (zucht) telefonisch gecontroleerd worden of er genoeg geld op je rekening stond.

Gelukkig werd vrij snel daarna de PIN-code geïntroduceerd. Je geld uit een automaat, snel en wanneer je dat zelf wilt. Een voorbeeld hoe nieuwe technologie kan leiden tot een verbetering van de dienstverlening.

Tegenwoordig, als je je paspoort wilt verlengen, moet je twee keer naar het gemeentehuis. Een keer om een pasfoto in te leveren. En een keer om je oude paspoort in te leveren en je nieuwe paspoort op te halen. Als je gaat trouwen moet je eerst naar het gemeentehuis voor de ondertrouw in de gemeente waar je gaat trouwen. En daarna moet je naar het gemeentehuis van de plaats waar je geboren bent voor een recente versie van je geboortebewijs.

Wij van D66 Wassenaar hebben wel eens visioenen dat je 's avonds een pasfoto digitaal verstuurt en 2 dagen later je rijbewijs thuis ontvangt. Of dat als je een vergunning aanvraagt je die aanvraag electronisch kan indienen en de status van de behandeling via het internet kan volgen. Of dat je klacht binnen de wettelijk gestelde termijnen afgehandeld wordt.

Want als je als gemeente overheid en burgers dichter bij elkaar wilt brengen, dan is toch een minimale voorwaarde dat de dienstverlening voor die burgers een zo hoog mogelijk niveau heeft? Burgers, die druk bezig zijn werk en zorg te combineren, moeten hun kostbare tijd toch niet spenderen in het gemeentehuis? En de werksfeer binnen je eigen gemeentelijke organisatie wordt toch niet beter van een dagelijkse rij wachtende inwoners aan de balie, terwijl dat niet hoeft?

De huidige stand en kennis van IT bieden voldoende mogelijkheden voor het verbeteren van de dienstverlening. Wat D66 betreft zou Wassenaar bij de kopgroep van gemeenten moeten horen die van die mogelijkheden gebruik maakt.

Sophie Fischer

Dit artikel is eerder gepubliceerd in de Wassenaarder